ETDS Elektronik Ticari Defter Sistemine Geçiş, Karar ve Kullanım Örnekleri & Sistem Kılavuzları aşağıdaki linklerde bilginize sunulmuştur.
1-ELEKTRONİK TİCARİ DEFTER GEÇİCİ ETDS 1 NOLU KARAR
2- ELEKTRONİK TİCARİ DEFTER GEÇİCİ ETDS 2 NOLU KARAR
3-YONETIM-KURULU-KARAR-DEFTERI-REHBERI
5-GENEL-KURUL-TOPLANTI-VE-MUZAKERE-DEFTERI-REHBERI
6-ETDS-SISTEMIINE-GIRIS-REHBERI
7-SIRKET-YETKILISININ-SIRKETTEKI-SISTEM-KULLANICISINI-SORGULAMA-REHBERI
8-SIRKET-KURULUSUNDA-E-DEFTERE-GECİS-REHBERI
9-100 Soruda Elektronik Ticari Defter Sistemi
ETDS Elektronik Ticari Defter Sistemine Geçiş aşamaları ve sırasıyla yapılması gereken işlemler aşağıdaki gibidir.
- Ekte yer alan iki adet EDTS kararının tüm YK üyeleri tarafından imzalanması ve Yönetim kurulu karar defterine yapıştırılarak noter tasdiki yapılması gerekmektedir.
- Akabinde elinizdeki mevcut Pay defteri+ Genel Kurul Müzakere defteri + Yönetim Kurulu Karar defterlerini notere götürüp Kapanış tasdik işlemlerinin yaptırılması ve bu aşamadan sonra bir daha kullanmamak üzere saklanması gerekmektedir.
- Noter karardaki sistem kullanıcısını ETDS sistemine tanımlama işlemini yapacaktır.
- Noter akabinde yetki tanımlanan kişi e-imzası ile https://etds.ticaret.gov.tr/Login sitesine girerek işlemi teyit edebilirsiniz.
- Bu aşamadan sonra şirketin tüm ticari defterleri ETDS sistemine aktarılmış ve tanımlanmış olacak ve artık tüm YK kararları, genel kurullar bu sistem üzerinden yapılacaktır.
İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ (“Tebliğ”), 14 Şubat 2025 tarih ve 32813 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmış olup, 1 Temmuz 2025 tarihinde yürürlüğe girecektir. İşbu Tebliğ ile 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun (“TTK”) 64. maddesinin dördüncü fıkrasında sayılan ticari defterleri elektronik ortamda tutmakla yükümlü olan ticaret şirketlerinin belirlenmesi, bu defterlerin elektronik ortamda oluşturulması, tutulması, saklanması ve ibrazı ile bu işlemlerin gerçekleştirileceği Elektronik Defter Sistemi’nin (“Sistem”) işleyişine ilişkin usul ve esasların düzenlenmesi amaçlanmıştır.
Esasında söz konusu düzenlemenin temeli, 27 Aralık 2020 tarihinde kabul edilerek aynı tarihte yürürlüğe giren 7262 sayılı Kanun ile TTK’nın 64. maddesinin dördüncü fıkra hükmüne eklenen cümle ile tesis edilmiş olup, anılan cümlede “Ticaret Bakanlığı, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin elektronik ortamda tutulmasını zorunlu kılabilir. Sermaye Piyasası Kanunu hükümleri saklıdır” düzenlemesine yer verilmiştir1.
Tebliğ hükümleri uyarınca aşağıda sayılan şirketler muhasebe ile ilgili olmayan ticari defterlerini (pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterini) elektronik ortamda tutmakla yükümlüdürler (madde 5):
- 1 Ocak 2026 tarihinden itibaren kuruluşu ticaret siciline tescil edilen şirketler
- Anonim ve Limited Şirketlerin Sermayelerini Yeni Asgari Tutarlara Yükseltmelerine ve Kuruluşu ve Esas Sözleşme Değişikliği İzne Tabi Anonim Şirketlerin Belirlenmesine İlişkin Tebliğ’in 5/1. fıkrasında sayılan anonim şirketler
Yukarıda sayılanlar dışında kalan şirketlerin ise ihtiyari olarak Tebliğ kapsamındaki defterlerini elektronik ortamda tutabileceği ayrıca düzenlenmiş olup, bu durumda defterlerin tamamının elektronik ortamda tutulması öngörülmüştür.
Tebliğ kapsamında elektronik ortamda tutulması öngörülen defterler; pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteridir.
Tebliğ’in getirmiş olduğu temel düzenleme ve esaslar aşağıdaki şekilde özetlenebilir;
- Defterlerini elektronik ortamda tutmaya başlayan şirketler, her ne sebeple olursa olsun söz konusu defterlerini yeniden fiziki ortamda tutamayacaktır. (Madde 5/3)
- Elektronik ortamda tutulan defterlerde, fiziki ortamda tutulan defterlerden farklı olarak açılış ve kapanış onayı aranmayacaktır. (Madde 5/5)
- Sistem, Ticaret Bakanlığı (“Bakanlık”) tarafından oluşturulacak ve Bakanlık sorumluluğunda işletilecektir.
- Kuruluşundan itibaren defterlerini elektronik ortamda tutacak şirketlerde defterler, şirketin ticaret siciline tescili ile birlikte eş zamanlı olarak Sistem’de oluşturularak aktif hale getirilecektir. (Madde 9/1)
- Fiziki olarak defter tutmaktayken, elektronik ortamda defter tutma yükümlülüğü kapsamına giren şirketler, yükümlülüğün doğduğu tarihten itibaren en geç 2 ay içinde Tebliğ’in Ek-1’indeki örneğe uygun düzenlenen bir kararla birlikte notere başvurarak, fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırmakla yükümlüdür. (Madde 9/2)
- Sistemde oluşturulan defterler üzerinde işlem yapma yetkisi Sistem kullanıcısına verilmiş olup, yönetim organı üyeleri, yönetici ortaklar veya üçüncü kişiler arasından seçilecek bir veya birden fazla kişinin Sistem kullanıcısı olarak tanımlanması mümkündür. (Madde 10/1)
- Sistem kullanıcısı, şirketin kuruluşunda Tebliğ Ek-2’deki örneğe uygun olarak fiziki ortamda hazırlanan veya MERSİS üzerinden elektronik ortamda oluşturulan ve şirket sözleşmesinde belirlenen yönetim organı üyeleri veya yönetici ortakların tamamı tarafından onaylanan bir formla belirlenecek ve Kullanıcı MERSİS’e tanımlanarak form fiziki ortamda oluşturulmuşsa şirketin kuruluşunu tescil edecek ticaret sicili müdürlüğüne kuruluş belgeleri arasında verilecektir. (Madde 10/2)
- Şirketin kuruluşundan sonra defterlerini elektronik ortamda tutmaya başlayan şirketlerde fiziki defterlerin kapanış onayı sırasında Sistem kullanıcısı bilgileri ile defter kapanış bilgileri noter tarafından Sisteme tanımlanacak ve işbu işlem ile birlikte defterler Sistemde oluşturularak aktif hale getirilecektir. (Madde 9/4, 10/2)
Tebliğ kapsamında belirlenen usul ve esaslar, rehberler ve duyuruların Bakanlığın www.etds.ticaret.gov.tr internet adresinde yayınlanmış Tebliğ hükümleri 1 Temmuz 2025 tarihinde yürürlüğe girmiştir.
